コロナ禍でテレワークが進む中、社内コミュニケーションの重要性が見直されています。

企業全体の一体感を高めるため、経営者と従業員、上司と部下といった仕事に直結する関係だけでなく、従業員同士や部署の垣根を超えた横断的な関係も重要です。

しかしテレワークでは雑談の機会が大きく減り、職場が異なる従業員とのやり取りがほとんどないと悩む企業は多いでしょう。

この記事では、テレワーク時代における社内コミュニケーションの課題や活性化に向けての具体的なアクション、企業の成功事例を紹介します。

自社の現状に照らし合わせながら、1つでも多く導入できそうなアクションを見つけてください。

小さな取り組みが、あなたの会社の社内コミュニケーション活性化につながります。

 

社内コミュニケーションの活性化は企業の優先課題

多くの企業で導入されているテレワークは、コミュニケーションに関する新たな課題を企業にもたらしています。

総務省が発表した「令和3年版 情報通信白書」によると、2021年3月時点における企業のテレワーク実施率は平均38.4%にのぼり、大企業では69.2%を占めました。

出典:総務省 テレワークの実施状況

 

一方でテレワークにはデメリットもあります。

2021年11月〜2022年1月にHR総研とPwCコンサルティング合同会社が行った調査では、テレワークがもたらすデメリットについても明らかになっています。

出典:PwCコンサルティング合同会社×HR総研 COVID-19に伴うワークスタイル変化に関する調査2022調査報告書

 

同調査でテレワークの課題について質問したところ、最も回答数が多かったのは、企業・従業員ともに「コミュニケーション機会の減少」でした。

2位以下の「マネジメント・部下育成の難易度上昇」「組織の一体感の低下」「コラボレーション機会の減少」なども、コミュニケーション不足に起因する面が大きいと考えられます。

出典:PwCコンサルティング合同会社 ワークスタイル変革:今、日本企業に求められている新たな働き方とは

テレワークの普及は、企業内コミュニケーションの不足を引き起こす要因となる可能性があります。

コミュニケーション不足は、企業に大きな影響をもたらす重要な課題といえるでしょう。

 

社内コミュニケーションの現状と企業・従業員

社内コミュニケーションの不足は企業の成長に悪影響を与えるため、早急な対策が必要です。

具体的な対策方法を検討する前に、企業・従業員双方の視点で社内コミュニケーションの課題意識を確認しましょう。

 

課題を感じている企業は約7割

HR総研は、企業の人事責任者・担当者に対して、社内コミュニケーションに関するWebアンケート調査を実施しました。

 

出典:HR総研 社内コミュニケーションに関するアンケート2022

 

その結果、「自社の社内コミュニケーションに課題があるか」の設問に対し、合計73%が「大いにあると思う」「ややあると思う」と回答しています。

2021年の同調査においても約7割が課題があると回答しており、社内コミュニケーションに課題を抱えている企業の割合は継続して高いとわかります。

また「従業員間のコミュニケーション不足は業務の障害になると思うか」の問いに対しては、合計9割以上が「大いにそう思う」「ややそう思う」と回答しました。

出典:HR総研 社内コミュニケーションに関するアンケート2022

多くの企業が、コミュニケーション不足の現状を業務に直結する課題と捉えているとわかります。

 

従業員も約6割が課題を実感

従業員側の意識についても確認しましょう。

2022年4月、株式会社oneは全国2,500名の正社員に対して「社内コミュニケーションに関する調査」を実施しました。

「あなたは社内コミュニケーションに課題を感じますか」の問いに対し、全体の約6割が「とても感じる」「やや感じる」と回答しています。

具体的な課題内容は、「社内の一体感がない」が41.0%、「雑談などのコミュニケーションが少ない」が38.4%でした。

出典:マイナビニュース 正社員57%「社内コミュニケーションに課題を感じる」、どんな課題?

 

また、社内コミュニケーション施策に対する満足度について、すべての施策に対して「とても満足」と回答した人の割合は約1割にとどまります。

この調査により、自社のコミュニケーションに対して課題意識を持つ従業員が多いこと、施策に対する満足度も低いことが明らかになりました。

 

コミュニケーション不足がもたらす問題

複数の調査により企業側・従業員側の双方が、社内コミュニケーションに課題を感じていることがわかりました

ここからは企業や従業員に対して、コミュニケーション不足が実際にどのような悪影響を及ぼすのか解説します。

 

やりがいを感じにくくなる

株式会社タバネルは、全国の入社3年以内の従業員に対して「若手従業員の意識とコミュニケーション調査」を実施しました。

出典:株式会社タナベル やりがいを感じている若手社員は44%「若手社員の意識とコミュニケーション調査」

 

その結果、「自分の仕事にやりがいを感じている」の設問に対して、「あてはまる」「ややあてはまる」の合計は43.8%となりました。

 

出典:株式会社タナベル やりがいを感じている若手社員は44%「若手社員の意識とコミュニケーション調査」

 

テレワークを導入する企業が増えた2019年の調査以降、やりがいを感じていると回答した従業員の割合は年々減少しています。

また「自分の発言、意見を聞いてもらえる」「上司と自分のコミュニケーションは良好である」の項目に対して、やりがいを感じていない従業員は感じている従業員より、それぞれ約40%もネガティブな回答となりました。

この調査から社内コミュニケーションの不足は、とくに若手従業員のやりがいに悪影響を及ぼすといえるでしょう。

 

ストレスが増大する

公益財団法人日本生産性本部が2021年12月に発表した調査では、「最近3年間における『心の病』」について「増加傾向」と回答した企業が22.9%となり、過去最低になりました。

 

出典:公益財団法人 日本生産性本部 「心の病」多い世代 30代が再び増加し最多に

 

またメンタルヘルスに対するコロナ禍の影響について「悪くなった」「やや悪くなった」の合計が約4割、具体的な要因として「コミュニケーションの変化」が約9割を占めています。

コロナ禍ではテレワークが普及しただけでなく、飲み会の禁止、飲食時の黙食奨励など、さまざまな場面でコミュニケーションの取り方が変化しました。

密を回避する、対面接触を避ける施策による対話方法の変化が、従業員の「心の病」の増加に影響を及ぼしたと考えられます。

従業員が健やかに働ける環境づくりのために、社内コミュニケーションの見直しは重要といえるでしょう。

 

良好な人間関係が築きにくくなる

厚生労働省が発表した「令和2年雇用動向調査の概況」では、社内コミュニケーションと離職率の関連性が記されています。

令和2年の1年間で転職入職者が前職を辞めた理由を調査した結果、「定年・契約期間の満了」「その他の理由(出向等を含む)」を除き、「職場の人間関係が好ましくなかった」と答えた人が女性で最も多く、男性でも第2位でしした。

出典:厚生労働省 令和2年雇用動向調査の概況

 

職場のコミュニケーションが不足すれば、良好な人間関係の形成は困難です。

人間関係を良好に構築できなければ、職場を自身の居場所と感じられず、所属し続ける意欲を喪失させます。

コミュニケーション不足が、大事な人材の流失につながっている可能性が大きいといえるでしょう。

 

企業としての一体感が損なわれる

前出のHR総研による「社内コミュニケーションに関するアンケート2022」では、「社内コミュニケーションに最も課題を感じる関係間」として「経営層と従業員」と答えた割合が最も高く、26%となりました。

出典:HR総研 社内コミュニケーションに関するアンケート2022

 

「社内コミュニケーションに最も課題を感じる関係間での業務障害」に関しては、「目指す方向への認識の統一」が最も多い回答となっています。

つまり、経営層と従業員との間にコミュニケーション課題を感じる人事責任者・担当者が多く、結果として会社の一体感が喪失されたと感じているのです。

企業は、共通のビジョンを実現するために集まった人材の集合体です。

社内コミュニケーションが不足し、目指すべき方向性がバラバラになってしまうと、企業が本来持つ価値や将来の成長が失われてしまう危険性があります。

企業の目的やビジョンを達成するため、経営層と従業員との豊かなコミュニケーションが重要です。

 

社内コミュニケーションを活性化させる取り組み10選

ここからは、社内コミュニケーションを活性化させるために何ができるのか、具体的な10の取り組みを紹介します。

取り入れる難易度が低いものからご紹介しますので、ぜひ自社導入の際の参考にしてください。

1.イベントの開催

従業員が一堂に会するイベントは、会社のビジョンや目標を全員でシェアできる良い機会です。

懇親会やランチ会など業務から離れたイベントなら、普段接点のない従業員同士でも会話が楽しめます。

社内イベントを開催する場合、取り入れてほしいコンセプトが「非日常感」と「共体験」です。

日常の業務と離れた「非日常感」を演出することで、イベントに特別感や高揚感をもたらします。

また、従業員が共通のテーマや目的に向かって共に考え、アクションする「共体験」を取り入れることで、失われていた一体感を取り戻すきっかけになります。

オンラインの開催でも、イベントによるコミュニケーション活性化の効果は十分に得られます

大がかりなコミュニケーション施策の導入が難しい場合、気軽にできるイベントの開催から始めましょう。

2.オンライン朝礼の導入

テレワークの導入によって直接会うことが減った企業において、朝礼は情報共有の場として有効です。部署単位で実施すれば、業務内容や進捗、目標の達成度などをシェアできます。

またあえて雑談の時間を意図的に設けるのも、コミュニケーションを豊かにする手段として有効です。

ただし、急に「雑談しましょう」といわれても、実際は難しいものです。

主催者側で会話のテーマを設けたり、従業員が順番に1分間スピーチをして話を膨らませたりする工夫が必要になります。

コミュニケーションの質は、共に過ごした時間の長さに比例するともいわれています。朝礼の実施により、従業員同士がいっしょに過ごせる時間を創出しましょう。

3.コミュニケーションツールの導入

テレワークが進む昨今、気軽にやり取りができるコミュニケーションツールを活用する企業が増えています。

代表的なツールは、Microsoft Teams、Slack、Chatworkなどです。

離れて仕事をしていても、お互いの仕事を見える化することで業務効率が上がります

また、メールよりも手軽なチャット機能を活用すれば、タイムリーなオンライン対話が可能です。

雑談チャンネルを作り、コミュニケーション目的でも活用するのも有効です。

コミュニケーションツールで上手に情報を蓄積・管理できるようになれば、ナレッジシェアとしての効果も期待できます。

ナレッジシェアとは、個人やチームが持っている知識やノウハウ(=ナレッジ)を、組織全体に共有することです。

ITツールを活用すれば社内のコミュニケーションを活性化できるだけでなく、ナレッジの共有効果もできます。

社内コミュニケーションの活性化、ITリテラシー向上のため、社内でコミュニケーションツールを活用しましょう。

4.全員出社日の設定

テレワークが働き方の主体となっている企業の場合、「全員出社日」の設定を検討しましょう。

近年では「ハイブリッド型勤務」と呼ばれる、テレワークとオフィス出社を適度に組み合わせた混合型の働き方が注目されています。

ハイブリッド型勤務はテレワークによる利便性と、出社によるコミュニケーションの活性化の両方を叶える働き方です。

出社日があれば、普段コミュニケーションツールで積極的にやり取りをしていたとしても、対面ならではのコミュニケーションの豊かさを感じるでしょう。

とくに重要なのが、「ノンバーバル・コミュニケーション」です。

ノンバーバル・コミュニケーションとは、表情やしぐさ、声色などの言語以外によるコミュニケーションです。

相手が実際に目の前にいるからこそ、些細な変化や感情の動きを感じられるでしょう。

まずは月に1回など、頻度は少なくても問題ありません。

また全員出社日に合わせて社内イベントを実施すると、社内コミュニケーション活性化の効果がさらに大きくなるでしょう。

5.社内報・社外報の発行

企業理念の浸透や事業紹介、イベント紹介などを目的とした社内報は、ミュニケーション活性化に有効です。

クラブ活動の紹介や従業員紹介などが、従業員同士のコミュニケーションのきっかけにもなるでしょう。

各部署の取り組みや自社製品の紹介を掲載すれば、社内報を通じたナレッジの共有も可能です。

社内にとどまらず社外の方も閲覧できる「社外報」「オープン社内報」を作れば、企業のブランディング効果も期待できます

とくに規模の大きな企業や支店の多い企業の場合、従業員が会社全体や従業員一人ひとりについて知ることは難しいです。

お互いを知るきっかけとして、社内報・社外報で情報を伝えましょう。

6.社内ブログでの発信

従業員側からも発信してほしい場合、社内ブログがおすすめです。

企画側が一方的に発信する社内報と異なり、社内ブログは従業員側の直接的な情報発信が中心です。

従業員が持ち回りで記事を執筆して読んだ人がコメントを返すことで、コミュニケーションの活性化や親近感の醸成につながります

取り組んでいる業務の内容や成功したプロジェクトだけでなく、業務と関係のないプライベートな趣味や特技も掲載し、記事を読む従業員の楽しさを意識しましょう。

7.クラブ活動のサポート

企業として、従業員が参加できるクラブ活動を主宰したり、自発的なグループ活動のサポートをするのもおすすめです。

業務と離れたクラブ活動では、普段会話しない従業員同士のコミュニケーション機会が生まれます。

共通の趣味を持っている集団なので、関係性を深められる可能性が高いです。

企業としてはクラブ活動を主宰し、活動場所や資金の援助をしましょう。

企業としての負担を軽くしたい場合、従業員の自発的なクラブ活動を支援するのもひとつの手です。

一定の基準を満たしたクラブ活動を公認して資金援助をしたり、活動を社内報に取り上げたりします。

クラブ活動で業務外のコミュニケーションを活性化できれば、業務への好影響も期待できます。従業員の愛社意識や帰属意識も高まるでしょう。

 

8.ピアボーナスの導入

従業員同士の絆を強めるための仕組みとして、「ピアボーナス」があります。

ピアボーナスとは、従業員同士で感謝のポイントを送ったり、メッセージを送り合ったりする仕組みです。

いつ、どのような行為に対して感謝しているのか、どう助かったかなどを明文化して送り合うことで、ポジティブな雰囲気を醸成できます。

関係性が良くなることで、普段のコミュニケーションもさらに活性化します。

また、感謝のポイントに応じてプレゼントを贈ったり、ボーナス査定に反映させたりして、褒賞・評価制度にピアボーナスを組み込むとなお効果的です。

ごほうびがあれば、ピアボーナスを積極的に活用する従業員が増えるでしょう。

ただし、本質から外れた(ボーナス目的の)利用が横行しないよう、仕組み作りが必要です。

ボーナス等への反映は制度改定を伴うため、複雑で手間もかかります。まずは互いに感謝を伝え合う制度として導入するのがおすすめです。

 

9.1on1・メンター制度の活用

上司・部下間の「タテのコミュニケーション」、業務上直接かかわりのない「ナナメのコミュニケーション」を実現するため、1on1やメンター制度が有効です。

1on1とは、上司と部下が定期的に1対1で面談(対話)を行う仕組みです。

上司と部下が直接向き合って話すことで相互理解が進み、エンゲージメントの向上、適切な指導や評価につながります。

メンター制度は、利害関係のない社内の先輩社員が、若手社員をサポートする制度です。

上司や部署の先輩に言いにくいことも相談できる場を作り、若手社員のメンタルをサポートしましょう。

1on1・メンター制度はいずれも、従業員一人ひとりにフォーカスしてコミュニケーションを図るための制度です。

上司や社内の先輩との絆が深まれば、モチベーション低下や離職のリスクを低減できるでしょう。

ただし全従業員を対象にする場合、制度設計と運用に時間とコストがかかります。

まずはコミュニケーションに課題感の強い部署や新入社員から始める、といったようにターゲットを絞り込む工夫も検討してください。

 

10.オンラインワークスペースの確保

近年、オンライン上の仮想空間(メタバース)でバーチャルなオフィスを展開する企業が増えています。

バーチャルな場ではあるものの「同じ空間に集う」ことで、テレワーク中でも互いの理解が深まり、一体感を醸成できます。

まるで現実世界で会話しているように工夫されたツールも開発されており、オンラインによる孤独感の軽減にも期待できます。

メタバースオフィスとリアルオフィスのハイブリッドによって、「オンラインと対面の良いとこ取り」も可能となるでしょう。

メタバースオフィスを活用するにあたっては、従業員に一定程度のITリテラシーが必要です。

一方で社内外から注目を集める目玉施策ともなり得るため、自社のカルチャーにマッチすると判断される場合は、ぜひ積極的に検討してください。

 

社内コミュニケーション活性化の成功事例5選

ここからはコミュニケーション活性化に関連して先進的な取り組みを行う5つの企業をご紹介します。

実際に運用を成功させている企業の事例を知り、自社での実践の参考にしてください。

1.オンライン懇親会|株式会社ZOZO

出典:株式会社ZOZO

株式会社ZOZOでは、「FRIENDSHIP DAY」という社内イベントを定期的に開催しています

コロナ前はBBQやボーリング大会などの対面イベントを行っていたものの、時代の流れに合わせてオンライン開催を導入しています。

2021年は、オンラインで「同ZO会(同窓会)」をテーマに開催されました。

「同ZO会(同窓会)」では、同世代同士でグループを作ったり、当時流行したお菓子を用意したりして、懐かしい話題で会話が盛り上がる工夫をしています。

社内イベントで大切な「非日常感」や「共体験」をうまく取り入れた結果、従業員からも高く評価されています。

出典:ZOZO『社内交流イベント「FRIENDSHIP DAY 2021」を開催』

 

2.多様なSlack活用|株式会社ディー・エヌ・エー

出典:DeNA: 株式会社ディー・エヌ・エー

株式会社ディー・エヌ・エーは、コミュニケーションツールのSlackを活用したコミュニケーション活性化に取り組んでいます。

Slackの特徴を生かしたナレッジシェアやコミュニケーション活性化に関する複数の取り組みを、自社サイトに公開しています。

たとえばオンライン勉強会では参加者のコメントがリアルタイムでSlackで流れる仕組みを構築し、勉強会の臨場感の醸成や交流の活性化を実現しています。

出典:ディー・エヌ・エー『DeNA の Slack 導入と活用の事例紹介』

 

3.約2万部の社内報発行|株式会社リクルートホールディングス

出典:リクルートホールディングス – Recruit Holdings

株式会社リクルートホールディングスは、特徴的な社内報で有名です。

グループ誌である『かもめ』は、国内従業員向けに約2万部を発行し、従業員の本音にフォーカスした共感を呼ぶ内容となっています。

またエンジニアと非エンジニア職のコミュニケーション課題に注目し、従業員の相互理解を促す記事も掲載されています。

ある程度規模の大きな企業では、社内全体に向けた共通の情報発信でコミュニケーション機会を作ることが大切です。

出典:社内報ナビ『2企画ゴールド賞受賞の秘訣は、「従業員が主役」という編集方針の徹底 (株式会社リクルートホールディングス) 』

 

4.ピアボーナス制度で実績|株式会社メルカリ

出典:株式会社メルカリ

早くからピアボーナスの制度を導入し、大きな効果を上げているのが株式会社メルカリです。

メルカリは組織拡大に合わせた人事制度の構築やエンゲージメント施策の一環として、2017年よりピアボーナス制度「メルチップ」を導入。

従業員がSlack上で気軽に感謝の気持ちを表せる仕組みを構築しました。

メルチップ制度では感謝に対するインセンティブとして一定の金額を送り合うことが可能です。多いときは、1日で1,000件近い感謝の投稿が送られています。

メルチップを利用した従業員からは、「部署を超えたコミュニケーションのハードルが下がった」「お互いにカジュアルにお礼を言い合える環境になった」などの声が出ています。

また、メルチップの取り組みを自社サイトでたびたび紹介することで、企業のブランドイメージアップにも貢献しています。

出典:mercan『メルカリのピアボーナス制度「メルチップ」、メッセージ累計数が100万を突破しました〜!#メルカリな日々 』

 

5.従業員がメタバース出社|エン・ジャパン株式会社

出典:エン・ジャパン株式会社(en Japan Inc.)

求人サイトや人材紹介で有名なエン・ジャパン株式会社は、業界に先立ちメタバースオフィスを導入し話題になりました。

2022年11月ごろ従業員がアバターとして出社する仮想オフィスを全社に導入し、現在では全従業員の過半数である約1,000人が毎日仮想オフィスにアクセスしています。

導入のきっかけは、全社一斉テレワークによって問題となった従業員の孤独感です。2020年8月から一部の部署で実施し、その後全社展開となりました。

メタバース出社している従業員からは、「上司や同僚に話しかけやすくなった」「同僚と一緒に働いている感覚が得られる」などの声があがっています。

出典:ニュースイッチ『移転先はメタバース…導入広がる「仮想オフィス」はリアルのオフィス市場を席巻するか』

 

まとめ:柔軟な発想で社内コミュニケーションを活性化させよう!

社内コミュニケーションの活性化は、企業が一丸となって成長し個人が生きがいを持って働く上で極めて重要な課題です。

費用対効果が見えづらい分後回しにされがちですが、企業存続に直結する重要な課題と捉えるべきでしょう。

すでにある複数の成功事例を参考にしながら、自社にあったコミュニケーション施策を積極的に実施してください。

社内コミュニケーション活性化のツールとしては、KIWI GOが有効です。KIWI GOは、ごほうび制度でウォーキングを習慣化する福利厚生アプリです。

イベント開催機能やチャット機能も充実しているため、運動不足とコミュニケーション不足を一気に解決したい企業におすすめです。

便利なツールを積極的に導入し、社内コミュニケーションを発展させましょう。